Souvent en échangeant avec nos clients et prospects, une problématique récurrente est soulevée : des efforts considérables sont déployés pour tenir à jour les données produits réparties dans plusieurs tableurs Excel (qui servent de base de données produits) et entre tous les intervenants (commerciaux, chefs produits, responsable marketing…).
Pourquoi l’utilisation d’Excel est-elle si compliquée lorsqu’il s’agit de stocker et d’organiser des données sur les produits ? La réponse est très simple : Excel n’est pas une base de données produits. Les feuilles de calcul sont des outils formidables, ne vous méprenez pas. Mais ils tombent à plat lorsque vous traitez les données complexes et associées à des produits. Elles manquent de dynamisme et ne sont tout simplement pas faites pour !
1. Excel ne peut pas gérer le contenu visuel
Les produits ne sont pas que des mots et des chiffres. Ils ont des images, des vidéos, des manuels et d’autres supports qui les complètent. Une véritable base de données de produits vous permettrait de créer des relations entre tous ces éléments. Excel, ne dispose pas de cette capacité. Les URL peuvent être liées mais ne vous permettent pas de voir le contenu, donc savoir quel média est lié à quel produit devient rapidement fastidieux.
De plus, que se passe-t-il lorsque le moment est venu de partager ces informations ? Il est fort probable que vous conserviez ces fichiers dans un disque dur ou sur une plateforme cloud comme DropBox. Vous n’avez aucun moyen de partager vos éléments avec leurs médias liés. Ce qui casse l’idée qu’une feuille Excel pourrait servir de base de données.
Imaginez que vous puissiez stocker en un seul endroit l’ensemble de vos informations, trouver les bons médias pour les bons produits en un clin d’œil. Imaginez ne pas avoir à attendre longtemps l’ouverture de vos gigantesques feuilles de calcul. Voilà ce qu’une véritable base de données pour vos produits peut faire pour vous. Au lieu des multiples colonnes d’Excel, vous pouvez directement agir sur vos attributs en les regroupant, triant et modifiant comme vous le souhaitez.
Vue complète d’une fiche produit sur la plateforme HYPERCOMM.
2. Ce n’est pas votre seule source de vérité
Vos multiples feuilles de calcul constituent-elles un endroit unique et fiable où vous pouvez vous rendre pour trouver des informations produits ? Non ! Comme nous l’avons souligné précédemment, si vous ne pouvez pas réunir votre contenu visuel et vos données produit, il y a déjà un problème. Mais l’autre vrai souci des feuilles de calcul est qu’elles ne sont pas vraiment collaboratives.
Si vos feuilles de calcul se trouvent dans un environnement local, vous devez mettre à jour, enregistrer et envoyer la feuille de calcul à vos collègues. Ensuite, ils apporteront leurs modifications et pourront ou non vous renvoyer la feuille. Si ces allers-retours sont effectués plusieurs fois, comment savoir qui détient les informations définitives ? Vous vous retrouvez donc à devoir arbitrer, et cela pourrait vous amener à envoyer des informations erronées qui pourraient vous coûter cher.
Une véritable base de données de produits comme un PIM vous permettrait, à vous et à vos collègues, d’accéder aux informations et de les modifier à partir d’un endroit unique et centralisé.
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Difficile de filtrer et trouver vos données
On pourrait s’attendre, au minimum, à ce qu’une base de données puisse vous aider à trouver rapidement des informations. Contrôle+F est à peu près la meilleure fonction de recherche possible dans Excel, donc aucun filtre possible et aucune recherche ne peut être effectuée de manière pertinente et précise.
Le tri des colonnes n’est pas non plus une mince affaire.
Ces fonctions limitées rendent le filtrage et la recherche rapide d’informations pénibles. Une bonne base de données produits se doit d’avoir une solide fonction de recherche. Pour Hypercomm cette fonction est liée à des filtres pour affiner vos recherches et vous aider à trouver vos informations le plus rapidement possible.
Fonctionnalités de recherche de la plateforme HYPERCOMM.
Si vous luttez quotidiennement avec Excel, il est peut-être temps d’investir dans une véritable base de données de produits pour votre contenu. Si vous pensez que ce sera une opération coûteuse, vous auriez eu raison il y a quelques années. Aujourd’hui, il existe des outils comme le PIM Hypercomm qui peuvent vous aider à transformer vos feuilles de calcul en une source unique de vérité.
